fbpx

Privacykennisgeving
(Zakenpartners)

Privacyverklaring (Zakenpartners)

Document ID: TIG_AUG_PRN_BUA
Verschijningsdatum: 03-01-2022
Versie: 1.0

1. Doel

Dit privacybeleid beschrijft hoe persoonlijke informatie van klanten, potentiële klanten, bezoekers, verkopers en andere derden, indien van toepassing, waarmee wij samenwerken en die worden aangeduid als ("Externe Personen"), wordt verzameld, beheerd en verwerkt door Total IT Global. Wij zetten ons in om de persoonlijke informatie van alle externe personen op een gepaste en wettige manier te behandelen. Deze kennisgeving zet de minimumvereisten uiteen om ervoor te zorgen dat de persoonlijke informatie van externe personen op een veilige en conforme manier wordt verzameld, gebruikt, bewaard en openbaar gemaakt.

Persoonsgegevens: Alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Bijvoorbeeld: naam, leeftijd, contactnummer, e-mail-ID, nationaal identificatienummer, woonplaats, bankrekeninggegevens enz.

2. Werkingssfeer

Deze privacykennisgeving heeft betrekking op cliënten, potentiële cliënten, bezoekers, leveranciers en andere derden, indien van toepassing, waarmee Total IT Global in wisselwerking staat en die worden aangeduid als ("Externe personen") wordt verzameld, beheerd en verwerkt door Total IT Global.

3. Termen en afkortingen

DPO - functionaris voor gegevensbescherming

4. Rollen en verantwoordelijkheden

DPO - toezien op de effectieve uitvoering van het beleid

5. Procedure

5.1 Hoe wij uw Persoonsgegevens verzamelen en gebruiken

Total IT Global verzamelt de persoonlijke informatie met betrekking tot Personen voor zover deze nodig is voor een bepaald doel of bepaalde doelen, in de context van haar Organisatorische Diensten.

Wij kunnen een of meer van de volgende soorten Persoonsgegevens verzamelen of verwerken als onderdeel van onze Organisatorische activiteiten: (Voorbeelden, lijst niet uitputtend):

Identiteitsgegevens: Titel, naam, geslacht, een identificatienummer, locatiegegevens.

Contactgegevens: Gegevens van de werkgever, functietitel, werkadres, telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen).

Marketinginformatie: - Contactgeschiedenis, interacties en communicatie, evenementen, verstrekte bedrijfsinformatie en -materiaal (bv. Blogs, Whitepapers), contactvoorkeuren.

Informatie over relatiebeheer: Communicatie en vergaderingen, referenties, beroepservaring, klachten, en feedback.

Gegevens met betrekking tot het gebruik van en de toegang tot faciliteiten en bedrijfsmiddelen: Tijdstip en locatie van het betreden en verlaten van lokalen, toegang tot verboden zones en beelden van bewakingscamera's gegevens met betrekking tot toegang tot en gebruik van kantoorapparatuur en bedrijfsmiddelen, computersystemen, e-mail en het intranet/internet en contactbeheer.

Wij ontvangen Persoonsgegevens die rechtstreeks van u zijn verkregen, via onze websites en portalen, op evenementen die u bijwoont, zakelijke netwerken en agentschappen, openbaar toegankelijke bronnen zoals LinkedIn, mediakanalen, verwijzingen enz.

5.2 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens van u voor een of meer van de volgende doeleinden:

  • Om u de informatie te verstrekken waarom u hebt verzocht.
  • Om commerciële transacties met u, of de entiteit die u vertegenwoordigt, voor de aankoop van producten en/of diensten te initiëren en te voltooien.
  • Om een contract na te komen dat wij met u of met de entiteit die u vertegenwoordigt, hebben gesloten.
  • Om toegang te verschaffen tot onze producten en om op verzoek een reeks materialen te leveren.
  • Zorgen voor de veiligheid en de veilige werking van de bedrijfsinfrastructuur.
  • Het beheren van relaties met klanten en leveranciers.
  • Om marketingactiviteiten en onderzoek te beheren.
  • Vergaderingen en netwerkevenementen organiseren.
  • Het ontwikkelen van resource plannen voor zakelijke behoeften.
  • Om de onderlinge zakelijke communicatie te beheren.
  • Klachten en problemen onderzoeken.

Om ervoor te zorgen dat elke bezoeker aan een van onze websites de site effectief kan gebruiken en er doorheen kan navigeren, verzamelen wij bovendien het volgende:

  • Technische informatie, waaronder het IP-adres (Internet Protocol) dat wordt gebruikt om uw toestel met het internet te verbinden.
  • Uw inloggegevens, browsertype en -versie, tijdzone-instelling, browserplugin-types en -versies.
  • Besturingssysteem en platform.
  • Informatie over uw bezoek, met inbegrip van de URL (Uniform Resource Locator) clickstream naar, door en van onze site.

5.3 Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

Total IT Global volgt de rechtmatige grondslag voor verwerking op grond van een van de volgende, voor zover van toepassing

  • Toestemming
  • Contract
  • Gewettigde belangen
  • Vitale belangen
  • Openbare taak
  • Wettelijke verplichting

Total IT Global verwerkt persoonlijke informatie wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering of het beheer van een contract, of wanneer het een legitiem zakelijk belang heeft om dit te doen.

Wij verkrijgen uw toestemming om uw Persoonsgegevens te Verwerken door middel van toepasselijke contracten, verwerkingsovereenkomsten, wanneer dit vereist is en, voor elk nieuw of bijkomend doel. Voor zover de Verwerking is gebaseerd op toestemming, kunnen zij het recht hebben om hun toestemming voor de Verwerking van hun Persoonsgegevens in te trekken.

Hieronder worden enkele van onze primaire rechtsgrondslagen voor verwerking uiteengezet:

Informatie categorie

Doel van het gebruik

Rechtmatige grondslag voor verwerking

Voor het beheer van verkopers- en klantenrelaties

  • Beheer van verzoeken van cliënten inzake werkzaamheden, facturering van cliënten, onderzoek van klachten en problemen.
  • op verzoek passende informatie over producten en diensten te verstrekken.
  • Levering van producten of diensten, in fysieke of digitale vorm.
  • Bepaling van de geschiktheid van verkopers en anderen, met inbegrip van de verificatie van referenties en kwalificaties en andere achtergrondcontroles.
  • Beheer van factuurtransacties voor producten en diensten met klanten.
  • Gewettigd belang - (om een succesvol en efficiënt bedrijf te runnen)
  • Contractuele overeenkomst

Marketing en communicatie

Persoonlijke contactgegevens zoals verstrekt via websiteformulieren of tijdens het evenement of via socialemediaplatforms, bij het raadplegen van informatie op onze blogs, whitepapers enz.

Gewettigd belang - (om een succesvol en efficiënt bedrijf te runnen)
via Toestemming, indien van toepassing

Toezicht en controle op de naleving

Voor het organiseren en onderhouden van onze bedrijfsstructuur.

  • Om onze websites en infrastructuur te beschermen tegen cyberaanvallen of andere bedreigingen en om illegale handelingen te melden en aan te pakken.
  • Ontwikkeling van repositories met betrekking tot de Persoonlijke Informatie van alle cliënten, vendor management en business development.
  • Beheer, controle en onderzoek van de naleving van alle relevante wettelijke, regelgevende en administratieve verplichtingen en verantwoordelijkheden.
  • Noodzakelijk voor wettelijke verplichtingen als bedrijfseenheid.
  • Noodzakelijk voor legitieme belangen in verband met het toezicht op de naleving van wettelijke verplichtingen.

 

Voor veiligheid en bedrijfscontinuïteit

  • Beheer van de toegang tot en het gebruik van kantoorapparatuur en -middelen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot telefoons, mobiele telefoons, laptops en draagbare apparaten, multifunctionele apparaten en meer in het algemeen het computernetwerk en de computertoepassingen.
  • Handhaving van de beveiliging van de netwerken en informatie van de onderneming en haar klanten, en van de intellectuele eigendom.
  • Het opsporen, voorkomen of anderszins aanpakken van veiligheids-, fraude- of technische problemen.

Noodzakelijk voor legitieme belangen (om te voldoen aan haar verantwoordelijkheden om een veilig, beveiligd en efficiënt bedrijf te runnen).

5.4 Aan wie wij uw Persoonlijke Gegevens doorgeven

Openbaarmaking aan derden. Total IT Global kan uw persoonlijke informatie ook delen:

  • Met klanten en potentiële klanten tijdens zaken en bedrijfsontwikkeling.
  • Met leveranciers, onderaannemers en dienstverleners, om een efficiënt en commercieel levensvatbaar bedrijf in stand te houden.
  • Met professionele adviseurs en consultants.
  • Met juridische adviseurs en externe auditors voor juridisch advies en om bedrijfscontroles uit te voeren.
  • met kredietinformatie- en antecedentenonderzoeksbureaus, om kredietcontroles en antecedentenonderzoek en referentiecontroles uit te voeren.
  • Met dienstverleners voor bedrijfscontinuïteitsbeheer en noodplanning in geval van bedrijfsstoringen.
  • Met potentiële verkopers of kopers en hun adviseurs in het geval dat het Bedrijf fuseert, een bedrijf of activa verwerft of verkoopt.

De derde partijen met wie wij uw Persoonsgegevens delen, kunnen in sommige gevallen onafhankelijk de doeleinden en het gebruik van uw Persoonsgegevens bepalen (bijv. juridische adviseurs en externe accountants). In dergelijke gevallen zal het eigen privacybeleid van de ontvanger hun gebruik van uw Persoonlijke Informatie bepalen.

Openbaarmaking zonder kennisgeving.Er kunnen omstandigheden zijn waarin Total IT Global persoonlijke informatie vrijgeeft aan derden zonder personen op de hoogte te stellen. Deze omstandigheden kunnen omvatten:

  • Waar de informatie publiekelijk beschikbaar is.
  • Wanneer Total IT Global hiertoe verplicht is door de wet of op bevel van een rechtbank, of wanneer een dergelijke openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, proces of verzoek.
  • Waar Total IT Global wettelijk verplicht is om dergelijke openbaarmaking te doen, is dit redelijkerwijs noodzakelijk om de rechten, het eigendom of de veiligheid van Total IT Global en zijn werknemers te beschermen.

5.5 Hoe beschermen wij uw Persoonlijke Informatie

Total IT Global past passende beveiligingsmaatregelen toe om ongeoorloofde Verwerking van persoonlijke informatie en onopzettelijk verlies van of schade aan persoonlijke informatie te voorkomen. Wij onderhouden en volgen beleid en procedures voor beveiligingsadministratie die zijn ontworpen om schendingen van maatregelen ter bescherming van de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid of beveiliging van uw persoonlijke informatie te voorkomen, op te sporen, in te perken en te corrigeren. Dit beleid en deze procedures wijzen specifieke verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden inzake gegevensbeveiliging toe aan specifieke personen, omvatten een risicobeheerprogramma dat een periodieke risicobeoordeling omvat en voorzien in een adequaat kader van controles die uw Persoonsgegevens beveiligen.

5.6 Bewaring en verwijdering

Total IT Global bewaart persoonlijke informatie zo lang als nodig is om te voldoen aan het legitieme doel/de legitieme belangen waarvoor de informatie is verzameld. Dit betekent over het algemeen dat persoonlijke informatie uiterlijk 6 jaar na het verzamelen ervan wordt verwijderd, tenzij langer bewaren vereist is om andere geldige redenen, zoals naleving van wettelijke verplichtingen, om geschillen op te lossen of contracten af te dwingen.

5.7 Uw rechten als betrokkene/PII Opdrachtgever

Als betrokkene over wiens persoonlijke informatie wij beschikken, hebt u bepaalde rechten. Indien u een van deze rechten wenst uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar dpo@totalitglobal.com of gebruik maken van de informatie in het gedeelte "Contact opnemen" hieronder. Om uw verzoek te kunnen verwerken, zullen wij u ter verificatie om twee geldige vormen van identificatie vragen. Uw rechten zijn de volgende:

5.7.1 Het recht om te worden geïnformeerd

Als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zijn wij verplicht duidelijke en transparante informatie te verstrekken over onze activiteiten op het gebied van gegevensverwerking. Dit gebeurt door middel van deze privacyverklaring en alle daarmee verband houdende mededelingen die wij u kunnen toesturen.

5.7.1 Het recht om te worden geïnformeerd

Als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zijn wij verplicht duidelijke en transparante informatie te verstrekken over onze activiteiten op het gebied van gegevensverwerking. Dit gebeurt door middel van deze privacyverklaring en alle daarmee verband houdende mededelingen die wij u kunnen toesturen.

5.7.2 Het recht van toegang

U kunt kosteloos een kopie aanvragen van uw persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben. Zodra wij uw identiteit en, indien van toepassing, de bevoegdheid van een derde verzoeker hebben geverifieerd, zullen wij u toegang verlenen tot uw persoonlijke gegevens die wij in ons bezit hebben, alsmede tot de volgende informatie:

  • De doeleinden van de verwerking.
  • De betrokken categorieën persoonsgegevens.
  • De ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt.
  • de bewaartermijn of de beoogde bewaartermijn voor die persoonsgegevens.
  • Wanneer persoonsgegevens bij een derde partij zijn verzameld, de bron van de persoonsgegevens.

5.7.3 Het recht op correctie

Wanneer u van mening bent dat wij over onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over u beschikken, kunt u uw recht uitoefenen om deze gegevens te corrigeren of aan te vullen. Dit kan worden gebruikt in combinatie met het recht om verwerking te beperken om ervoor te zorgen dat onjuiste/onvolledige informatie niet wordt verwerkt totdat deze is gecorrigeerd.

5.7.4 Het recht om te worden gewist (het "recht om te worden vergeten")

Wanneer er geen dwingende rechtsgrondslag of legitieme reden meer bestaat voor de verwerking van persoonsgegevens, kunt u ons verzoeken om de persoonsgegevens te wissen. Dit geldt ook voor persoonsgegevens die mogelijk onrechtmatig zijn verwerkt. Wij zullen alle redelijke stappen ondernemen om de gegevens te wissen.

5.7.5 Het recht om verwerking te beperken

U kunt ons vragen om te stoppen met het verwerken van uw persoonlijke gegevens. Wij zullen de gegevens dan nog wel bewaren, maar niet verder verwerken. Dit recht is een alternatief voor het recht op wissen. Indien een van de volgende voorwaarden van toepassing is, kunt u het recht op beperking van de verwerking uitoefenen:

  • De juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist.
  • De verwerking van de persoonsgegevens is onwettig.
  • Wij hebben de persoonsgegevens niet langer nodig voor verwerking, maar de persoonsgegevens zijn nodig in het kader van een juridisch proces.
  • Het recht van bezwaar is uitgeoefend en de verwerking is beperkt in afwachting van een besluit over de status van de verwerking.

5.7.6 Het recht op gegevensoverdraagbaarheid

U kunt verzoeken dat uw persoonsgegevens aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke of verwerker worden doorgegeven, in een gangbaar en machineleesbaar formaat. Dit recht is alleen beschikbaar indien de oorspronkelijke verwerking op basis van toestemming geschiedde, de verwerking met geautomatiseerde middelen geschiedt en de verwerking gebaseerd is op de nakoming van een contractuele verplichting.

5.7.7 Het recht van verzet

U hebt het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw gegevens wanneer:

  • De verwerking is gebaseerd op rechtmatige belangen.
  • De verwerking geschiedt ten behoeve van direct marketing.
  • De verwerking is ten behoeve van wetenschappelijk of historisch onderzoek.
  • De verwerking omvat geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

6. Uitzondering

Elke uitzondering in dit beleid/deze kennisgeving is onderworpen aan de goedkeuring van de DPO krachtens de beperking van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

7. Naleving

De DPO ziet met verschillende middelen, zoals interne audits, toe op de daadwerkelijke uitvoering van het beleid/de kennisgeving.

8. Bijlage

N/A