Contract Management Services bespaarde tot 12% van de jaarlijkse contractwaarde (ACV) en verhoogde de efficiëntie voor de internationale foodretailgigant

Over de klant

Grote Britse detailhandelaar in voedingsmiddelen.

Niet-beschikbaarheid van gegevens over basislijnen en het daadwerkelijke gebruik ervan.
Niet-standaardisering van contractformaten en sjablonen.
Langdurige coördinatie tussen interne afdelingen voor on-boarding en goedkeuringen van leveranciers, waardoor afgesproken tijdlijnen worden verstoord.
Het handmatig opzoeken en doorzoeken van documenten veroorzaakte in sommige gevallen vertragingen en verlenging van contracten, wat leidde tot een slechte klantenservice.
De onduidelijkheid over de wettelijke aanvaarding van contractvoorwaarden, vooral bij vernieuwde contracten, verhoogt het regelgevingsrisico.

Er werd een ontdekkingsfase gestart, gevolgd door een due diligence, om alle contracten en gegevenspunten te verzamelen en de levenscyclus van het contractbeheer te plannen.
Er werd een contractbehandelingsplan voorgesteld dat leidde tot een besparing van 800K USD (12% van de jaarlijkse contractwaarde) en een verbeterde efficiëntie.
Due diligence en standaardisatie stelden de leiding in staat weloverwogen beslissingen te nemen en zorgden voor continuïteit van de dienstverlening met minimale contractrisico's.
Total IT Global coördineerde de communicatie tussen de afdelingen, bracht een geplande en gestructureerde aanpak, zorgde voor afstemming, standaardisatie en tijdige voltooiing, wat de voorspelbaarheid en precisie nog vergrootte.
Er werd een gestroomlijnd systeem voor rapportage, verificatie, goedkeuring, opslag, uitvoering en verlenging van contracten ingevoerd om processen te automatiseren en handmatige interventie te verminderen, wat leidde tot minimale fouten en verbeterde efficiëntie met een snellere uitvoering van de contracten.